Agenturbriefing

Leitfaden für ein Agenturbriefing

Ganz gleich, ob Sie im Rahmen eines Pitch-Prozesses eine neue Agentur engagieren oder mit Ihrer Haus-Agentur ein Internetprojekt umsetzen möchten: Das Agenturbriefing stellt die Basis für eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit dar, vermittelt es der Agentur doch ein umfassendes Bild Ihrer Vorstellungen und Ideen. Zudem sollte es alle wichtigen Eckdaten und Hinweise enthalten, die für die Umsetzung des geplanten Projektes nötig sind. In der Regel erfolgt ein Agenturbriefing schriftlich, mitunter auch in Form eines Gesprächs.

Auf Basis des Agenturbriefings erstellt die Agentur schließlich ein Angebot, welches auch die abzusehenden Kosten enthält. Je nach Projektgröße kann das Angebot auch schon erste Arbeitsproben oder Gestaltungsvorschläge erhalten.

Im Folgenden werden die inhaltlichen Bestandteile dargestellt, die für ein aussagekräftiges Briefing erforderlich sind:

Formalitäten

Zu Beginn des Briefings sollten Sie die formalen Vorgaben für den Briefingprozess definieren. Nennen Sie Ansprechpartner und Kontaktdaten in Ihrem Hause. Bieten Sie der Agentur die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen oder für ein Re-Briefing-Gespräch. Geben Sie den Termin und die Form für die Abgabe des Agenturangebots vor. Je nach Projektumfang kann das Angebot in elektronischer Form oder auch als Präsentation eingefordert werden. Machen Sie klar, ob und wie Sie das Angebot vergüten.

Projekthintergrund

Gerade bei der Auswahl einer neuen Agentur ist es besonders wichtig, im Briefing Angaben zu Ihrem Unternehmen und dem Projekthintergrund zu machen. Dazu zählen Informationen über:

  • Unternehmen (z.B. Eckdaten, Philosophie, Markenkern etc.)
  • Kunden / Zielgruppen
  • Projektkontext (z.B. Websites, Marketing-Aktivitäten etc.)
  • Status Quo: aktuelle Schwachstellen (ggf. mit Beschreibung der Ursachen), bereits identifiziertes Optimierungspotenzial
  • Wettbewerber / Benchmarks

Projektbeschreibung

Die Projektbeschreibung ist der eigentliche Kern des Agenturbriefings. Hier beschreiben Sie die Motivation und die Zielsetzung für das Projekt. Wichtig ist auch, den Projektrahmen abzugrenzen und etwaige Ausbaustufen für die Zukunft anzudenken.

Vorgaben und Rahmenbedingungen

Der Rahmen eines Projektes wird durch bestimmte Vorgaben gesteckt. Zu berücksichtigen sind hierbei:

  • konzeptionelle Vorgaben
  • Vorgaben für das Design (z.B. CI / CD, Styleguides etc.)
  • Technische Vorgaben (z.B. Systemumgebung, Verwendung eines Content Management Systems (CMS), Verwendung von Standardsoftware, Schnittstellen z.B. zu internen Systemen / Datenbanken)
  • Organisatorische Rahmenbedingungen
  • Branchenspezifische Vorschriften und Regelungen
  • Klare Budgetvorstellungen
  • Zeitlicher Rahmen / Terminplan

Aufgabenstellung

Neben den bereits genannten Punkten sollte im Agenturbriefing auch die Aufgabenstellung klar definiert sein. Beschreiben Sie, welche Arbeiten die Agentur genau zu leisten hat, damit der Arbeitsumfang sowohl für Sie als auch für die Agentur deutlich wird. Die folgende Übersicht soll Ihnen einige Anhaltspunkte für mögliche Arbeitspakete geben:

  • Strategische Beratung
  • Strategie-Workshops
  • Markt- und Wettbewerbsanalysen
  • Anforderungsanalyse, Prozessanalysen
  • Analyse organisatorischer und technischer Rahmenbedingungen
  • Technische Strategieberatung
  • Konzeption
  • Konzeption nutzer-optimierter Informationsarchitektur und Prozesskonzepte
  • Funktionale Konzeption, Inhalts- und Strukturkonzept in Form von Wireframes
  • Redaktionskonzept
  • Rollen- und Berechtigungskonzept
  • Personalisierungskonzept
  • Technische Konzeption, Erstellung eines Pflichtenheftes
  • Entwicklung eines Online-Marketing-Konzeptes
  • Designleistungen
  • Gestaltungskonzept, Navigationskonzept
  • Screendesign, Adaption CI / CD für Online-Medien
  • Gestaltung und Entwicklung animierter Elemente (Flash)
  • Bildrecherche, Bildbearbeitung
  • Entwicklung Online-Styleguide
  • Programmiertechnische Leistungen
  • Erstellung von HTML-Templates
  • Technische Realisierung (individuell oder auf Basis von Standardsoftware)
  • Implementierung von CMS Systemen, Shopping-Systeme etc.
  • Tests / Qualitätssicherung
  • Roll-Out
  • Technische Anbindung und Inbetriebnahme
  • Contentmigration
  • Schulung
  • Marketing-Aktivitäten zum Roll-Out
  • Support
  • Hosting
  • Second Level User-Support
  • Problembehebung und Wartungsarbeiten

Gerne beraten wir Sie bei Ihrem Projektvorhaben. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!