Intranet / Mitarbeiterportal

Das Intranet – aufwändig aber dennoch unumgänglich!

In jedem Unternehmen gibt es eine Menge interner Informationen, Geschäftsprozesse und Kommunikationsbedarf. Die Aufgabe eines Intranets / Mitarbeiterportals ist es, den Wissensaustausch im Unternehmen zu unterstützen, Prozesse zu vereinfachen sowie die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern. Noch vor einigen Jahren war der Begriff Intranet relativ unbedeutend. Heutzutage jedoch werden diese internen Netze immer häufiger in Unternehmen eingesetzt.

Komplexe Strukturen vs. individueller Informationsbedürfnisse

Dabei trifft man in kleinen wie in großen Unternehmen auf einige Herausforderungen. Sehr komplexe Strukturen paaren sich mit dynamischen Inhalten. Die Nutzung findet oft standortübergreifend statt oder es müssen sogar verschiedene Intranets von Tochterfirmen miteinander verknüpft und koordiniert werden. Dies setzt in vielen Fällen eine Internationalität und Mehrsprachigkeit voraus. Hinzu kommt, dass die Informationsbedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter aus den verschiednen Abteilungen nicht gleich sind. Und dass gewisse Inhalte auch nicht für Jedermann zugänglich sein sollen. Daher sollten geschlossene Benutzergruppen definiert werden, die einen exklusiven Zugang zu den für sie relevanten Inhalten erhalten.

Inhalte – umfassend und immer aktuell

Ein interessantes und effizientes Intranet ist gut gefüllt mit gefilterten und aktuellen Informationen. Dies zu gewährleisten bedeutet ein hohes Maß an redaktioneller Pflege, welche von den Mitarbeitern des Unternehmens geleistet werden muss. Die Mitarbeiter sind also nicht nur die Zielgruppe des Intranets sondern auch die Redakteure, die zu einer intensiven Kommunikation und Wissensmitteilung motiviert werden müssen. Für diese „zusätzliche“ Aufgabe müssen entsprechende Ressourcen eingeplant werden.

Warum entscheiden sich Unternehmen dennoch zum Betrieb eines Intranets?

Die Begründung ist eindeutig:

Ein Intranet verbessert den Wissensaustausch und die interne Kommunikation in einem Unternehmens. Es stärkt die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen. Es vereinfacht Geschäftsabläufe sowie deren statistische Auswertung. Es schafft mehr Transparenz bei Abläufen und Entscheidungen. Und es fördert die Zusammenarbeit auch standortübergreifend mit entfernten Zweigstellen.

Insgesamt führt ein Intranet also zu Zeitersparnis, Aktualität des Wissenstands sowie einer positiven Wirkung auf die Unternehmenskultur und die interne Kommunikation und damit auch zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und des Unternehmesimage.

Praktisch ergeben sich u.a. folgende Vorteile:

  • Mitarbeiter werden über aktuelle Neuigkeiten gezielt informiert
  • Als zentrale Informations- und Wissensplattform für alle Mitarbeiter reduziert ein Intranet die Service- und Informationsbeschaffungskosten des Unternehmens.
  • Arbeitsmittel, Vorlagen, Musterpräsentationen oder ähnliches werden zentral bereitgestellt. So kann z.B. die Einhaltung der Corporate Identity (CI) für das gesamte Unternehmen effektiv sichergestellt werden.
  • Geschäftsprozesse können automatisiert und beschleunigt werden. Z.B. Termin-Management, interne Zeiterfassung, Urlaubsanträge verwalten, Kundenbetreuung, statistische Auswertungen und viele andere Aufgaben können papierarm und stets aktuell online erledigt werden.
  • Aus- und Weiterbildungskosten reduzieren sich. Die Möglichkeiten dazu sind vielseitig: Wissensdatenbanken, Experten-Foren, FAQ-Listen mit den häufigsten Fragen oder webbasierte Seminare.
  • Durch eine Verknüpfung von Intranet, Extranet und Internet miteinander können verschiedene Zielgruppen gleichzeitig informiert werden. Inhalte müssen nur an einer Stelle gepflegt werden.

Erfolgsfaktoren für ein Intranet

Bei der Konzeption und Realisierung eines Intranets / Mitarbeiterportals sind jedoch auch einige Erfolgsfaktoren zu beachten.

Effektive Informationsbereitstellung

Nur über eine effektive Informationsbereitstellung kann eine optimalen Nutzung des vorhandenen Wissens sowie eine die Akzeptanz des Intranets/Mitarbeiterportals erreicht werden. Wichtige Kriterien für eine effektive Informationsbereitstellung sind u.a.

  • Intuitive Benutzeroberfläche mit hoher Usablity inkl. konsequentem Navigationskonzept
  • Nutzer-optimierte Informationsarchitektur, z.B. durch Bündelung von gleichen Themen in einem Bereich (Aktuelles, Formulare, Anwendungen, usw.)
  • Eindeutige, intuitive Benennung der Bereiche/Themen
  • Personalisierung, d.h. jeden Nutzer vordergründig mit für ihn relevanten Informationen und Funktionen zu beliefern. Je nach Berechtigung und Interessensprofil werden dem Benutzer angepasste Menüs und entsprechender Content präsentiert
  • Komfortable, intelligente Suchfunktionen
  • Persönliche Favoriten / Bookmarks

Tools für den Wissensaustausch

Die Einführung eines neuen Kommunikationskanals ergänzt und optimiert die Kommunikationsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens. Hier benötigt es jedoch ein gewisses Fingerspitzengefühl im Einführungsprozess - oft ist weniger mehr, technische Finessen brauchen Zeit, um bei den Mitarbeitenden im Unternehmen anzukommen, und einzelne innovative Impulse können überraschend frische Eigendynamiken freisetzen. Möglichkeiten für die Unterstützung von Kommunikation und Wissensaustausch sind u.a. folgende:

  • Unternehmens-Wiki / Glossar
  • Weblogs
  • Experten-Foren
  • Experten-Datenbank - Verzeichnis von Experten/Ansprechpartnern zu Produkten/Themen im Unternehmen
  • Fachbegriffsdatenbank
  • Interaktiver Unternehmens-Kalender
  • Video-Channels
  • Unternehmens-TV mit Berichten, Interviews und Pressekonferenzen
  • Interaktives schwarzes Brett - Ankündigung von betrieblichen Veranstaltungen, Kleinanzeigen der Mitarbeiter, Mitfahrerbörse etc.
  • Online-Umfragen/Abstimmungen (Polls)
  • Ideenmanagement/Ideenbörse
  • Newsfeeds/Newsletter

Tools zur Prozessoptimierung

Eine in tägliche Arbeitsabläufe integrierte Prozessunterstützung erleichtert den Arbeitsalltag und führt zu Zeit- und Kostenersparnis durch die Automatisierung alltäglicher Prozesse. Wichtig hierbei ist eine genaue Analyse der bestehenden Prozesse sowie eine detaillierte Konzeption unter Einbindung der Mitarbeiter, die die Prozessunterstützung später nutzen sollen. Möglichkeiten für eine Prozessunterstützung sind beispielsweise:

  • Besprechungsraumreservierung
  • Elektronischer Umlauf
  • Seminaranmeldung
  • Reisekostenabrechnung
  • Urlaubsantrag
  • Besuchervoranmeldung und -begrüßung
  • Störungsmeldungen / Formular User-Help-Desk
  • Interner Stellenmarkt mit Online-Bewerbung
  • Interaktives Telefonbuch
  • E-Learning
  • Veranstaltungsplanung
  • IT-Warenkörbe

Tools für eine Unterstützung der Zusammenarbeit

Collaboration unterstützt die zielgerichtete dezentrale Zusammenarbeit in Teams, verbessert die dezentrale Leistungserstellung und führt so zu einer Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Auch hierbei ist es wichtig, Mitarbeiter aus allen Geschäftsbereichen in der Analyse und Konzeption dieses Bereichs des Mitarbeiterportals bereits frühzeitig mit einzubeziehen. Beispiele für ein Unterstützung der Zusammenarbeit durch Collaboration im Intranet sind u.a.:

  • Arbeitsgruppenräume, Projekträume, Teamsites
  • Dokumentensharing/-management
  • Aufgaben- / Task- Verwaltung
  • Verwaltung von Projekt-Terminen,Team-Kalender
  • Blogs, Wikis, Foren, Chats und Instant Messaging

Darüber hinaus sind eine solide technische Basis mit einer hohen Verfügbarkeit und einer intuitiven Benutzeroberfläche für die redaktionelle der Pflege der Inhalte eine Grundvoraussetzung für die Akzeptanz und Nutzung des Ineranets.

Unser Fazit:

Mit guten Grundkonzepten, einer passenden technischen Lösung, durchdachten Einführungs-strategien sowie gut verteilten Aufgaben und Kompetenzen steht einem erfolgreichen und effektiv geführtem Intranet nichts im Wege!

opus 5 ist Spezialist für die Konzeption, Gestaltung und technische Realisierung von Intranets und Mitarbeiterportalen.

Gerne beraten wir Sie bei Ihrem Projektvorhaben. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!