1 Situation

Veranstaltungen in Form von Seminaren, Fort- und Weiterbildungen sind in vielen Unternehmen, sowohl in der Anbieter- als auch in der Nachfragerolle relevant. Sowohl als Anbieter von Seminaren, z. B. im Bereich von Softwareproduktschulungen eines Produktes, als auch als Seminarnachfrager, im Rahmen interner Fort- und Weiterbildungen ist ein effektives Management der Veranstaltungen relevant. Häufig finden sich in Unternehmen in verschiedenen Geschäftsbereichen autarke Lösungen die nicht miteinander interagieren. Der Gesamtüberblick über gebuchte Seminare fehlt und die Seminarbuchung kann nur semi-automatisch erfolgen.

2 Solution

Die Abbildung einer Seminarbuchung im Rahmen einer webbasierten Inter- oder Intranet Lösung bietet den Vorteil einer einheitlichen Vorgehensweise und benötigt im Gegensatz zu anderen Szenarien keine clientbasierte Software. Durch die Abbildung der relevanten Geschäftsprozesse in Sharepoint kann auf die Infrastruktur zurückgegriffen werden und Seminare beispielsweise berechtigungsbasiert angezeigt und gebucht werden. Eine Seminarapplikation besteht typischerweise aus einem Backend- und einem Frontend Bereich. Primäre Aufgabe des Backend-Bereiches ist das Anlegen von Seminaren, Genehmigungsprozesse und das Rechtemanagement einzelner Seminare. Im Frontend Bereich werden die Prozessschritte der Seminaransicht, Seminarselektion und Seminarbuchung abgebildet.

Einzelne Funktionsbereiche werden im Weiteren kurz skizziert:

• Seminarerstellung

• Seminare werden auf dem Backendservern mit Hilfe von InfoPath Formularen erstellt.

• Seminardarstellung

Auf dem Frontendservern werden die Seminare abhängig von verschiedenen Parametern dargestellt. Diese Parameter werden vom /durch den Frontendserver festgelegt. Der Backendserver stellt die benötigten Daten per Webdienst zur Verfügung. Dieser Webdienst wird über einen Serviceaccount angesprochen.

Buchung

Die Formular-Logik einer Seminarbuchung ist relativ komplex. Durch die Realisierung des Buchungsformulars in Form eines Controls mit Backend-Zugriff kann die Logik optimal implementiert werden.

Erinnerungen

Für die Seminare und Buchungen werden Workflows gestartet, die nach einem gewünschten Zeitraum E-Mails als Reminder versenden.

Die beschriebene Lösung basiert ausschließlich auf SharePoint Technologien. Sämtliche Daten werden in Listen oder Bibliotheken gespeichert, dadurch ist eine einfache Administration über SharePoint Funktionalitäten gewährleistet.

Das beschriebene Lösungsszenario basiert auf folgenden SharePoint Technologien:

• Datenhaltung in Listen und Bibliotheken

• Usercontrols/Webparts zur formatierten Ansicht der Listenelemente

• InfoPath & Forms Server zur Erstellung von Einträgen

• Webdienste für den Datenaustausch zwischen der Anwendung und dem UI

• Workflows

• Features und Solutions für ein komfortables Bereitstellen der Applikation

Der Datenaustausch zwischen Frontendservern und der Datenhaltung auf dem Backendsystem findet über Webdienste statt. Sämtliche Webdienste werden auf dem Backendsystem zur Verfügung gestellt. Die Frontendserver stellen keine Schnittstellen zur Verfügung. Die Webdienste werden als Sharepoint-integrierte Webdienste erstellt, wodurch eine Integration in das Rechtemanagement ermöglicht wird.

3 Benefits

Durch die Verwendung eines globalen Seminar-Systems basierend auf SharePoint Technologie lassen sich Benefits in verschiedenen Bereichen realisieren.

3.1 Einheitliches System

Durch die unternehmensweite Nutzbarkeit existiert ein einheitliches System für Seminare, dadurch lassen sich Kosteneinsparungspotentiale durch geringere Administrationsaufwände und niedrigere Betriebskosten als in heterogenen Lösungen realisieren.

3.2 Workflows

Durch die gute Unterstützung von Workflows in SharePoint lassen sich Genehmigungsprozesse gut abbilden. Dadurch lassen sich Koordination und Kommunikationsaufwände reduzieren.

3.3 Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente

Die Lösung bietet einen zentralen Ablageort für alle seminarrelevanten Dokumente (Bestätigungen, Stornierungen, Reservierungen, Anfahrtsbeschreibungen).