1 Situation

In Unternehmen gibt es eine Vielzahl von standardisierten Prozessen die mit geringen Variationen durchlaufen werden. Im Rahmen eines Geschäftsprozessablaufs lassen sich einzelne Prozessschritte maschinell bearbeiten (Berechnungen, Validierungen, …) für andere Schritte ist die Integration von Mitarbeitern notwendig. Prozesse die durch eine hohe Anzahl involvierter Personen oder eine große Heterogenität an involvierten Personenkreisen aufweisen sind dabei häufig durch einen hohen Koordinationsoverhead gekennzeichnet. Der aktuelle Prozessstatus lässt sich dabei beispielsweise nur über die Kommunikation mit einer hohen Anzahl Projektbeteiliger ermitteln. Durch den hohen Koordinations- und Kommunikationsaufwand können beispielsweise kritische zeitliche Verschiebungen im Prozessablauf häufig nur spät oder zu spät identifiziert und korrigiert werden. Häufig ist der Dokumentenworkflow in Prozessen clientbasiert (bspw. E-Mail basiert). Prozessrelevante Dokumente liegen dadurch häufig in verschiedenen Versionen in Postfächern vor, eine allgemeine Verfügbarkeit von aktuellen Dokumenten kann dadurch nicht gewährleistet werden.

Im Wesentlichen lassen sich folgende kritische Punkte in konventionellen dokumentenbasierten Prozessabläufen identifizieren:

• Aktueller Prozessstatus lässt sich nur schwer ermitteln

• Dokumente liegen in verschiedenen Versionen (lokal) vor

• Hoher Koordinationsaufwand

• Fehlentwicklungen (Zeitverschiebungen) innerhalb des Prozesses nur schwer zu erkennen

• Automatisierbare Schritte werden manuell erledigt

• Fehleranfälligkeit

• Ineffizienz

• Ineffiziente Speicherausnutzung, da Dokumente (bspw. in Exchange Postfächern) mehrfach vorgehalten werden

2 Solution

Microsoft Office SharePoint Server bietet mit der Windows Workflow Foundation einen Lösungsansatz dokumentenbasierte Workflows in Unternehmen zu optimieren. Die Windows Workflow Foundation ist Bestandteil des .NET 3.5 Frameworks und steht dadurch auf aktuellen Windows 2008 Server Infrastrukturen standardmäßig zur Verfügung.

Ein Workflow besteht aus verschiedenen Aktivitäten, durch Komposition der Aktivitäten wird der eigentliche Workflow definiert. Innerhalb von Unternehmen gibt es häufig Prozessabläufe die sich nur in Details unterscheiden oder in denen einzelne Projektschritte zusätzlich benötigt werden.

Im Rahmen des Workflow Designs muss evaluiert werden inwieweit sich die einzelnen zu implementierenden Workflows differenzieren. Differenzieren sich die verschiedenen Workflows nur marginal und tauchen in verschiedenen Workflows immer wieder gleiche Aktivitäten auf lohnt sich eine serviceorientierte Implementierung. In diesem Szenario werden einzelnen Aktivitäten als Services implementiert und können in verschiedenen Workflows wiederverwendet werden.

Die Aufwände der initialen Implementierung der einzelnen Bausteine sind im Vergleich mit den Aufwänden die für eine herkömmliche Workflowimplementierung anfallen höher zu veranschlagen. Mit steigender Anzahl von Workflows in denen Services wiederverwendet werden können, können sich die höheren initialen Kosten schnell amortisieren.

Ob sich eine Implementierung von einzelnen Services lohnt hängt von der unternehmensindividuellen Situation ab. Neben der aktuellen Ist-Situation sollte auch ein Ausblick auf die zukünftige Soll-Situation gemacht werden. Sind weitere Aktivitäten im Bereich Workflows geplant so kann eine frühe Realisierung von wiederverwendbaren Codefragmenten sinnvoll sein und zu einer schnelleren Kostenreduktion führen.

Beschränkt sich hingegen das vorläufige Workflowengagement nur auf die Abbildung von einem oder wenigen Prozessen, so ist die Implementierung von en bloc Lösungen kosteneffizienter.

3 Benefits

Durch die Verwendung von Workflows können Unternehmen Wettbewerbsvorteile realisieren.

3.1 Höhere Prozessqualität

Durch die Abbildung der Prozesse in einem IT System kann innerhalb der Prozessabläufe eine höhere Qualität erreicht werden.

• Einzelne Prozessschritte lassen sich automatisieren.

• Der Koordinationsaufwand verringert sich. Teilnehmer die im Prozessablauf folgen werden automatisch benachrichtigt.

• Prozessabweichungen werden schneller erkannt. Befindet sich ein Prozessschritt über der geforderten Zeitspanne werden die relevanten Personen informiert.

3.2 Verbesserte Speicherausnutzung

Dokumente werden innerhalb des Systems nur noch an einem zentralen Ort verwaltet. Neben dem aktuellen Dokument wird eine Historie der vergangenen Versionen angelegt.