Microsoft SharePoint
Add-Ons

SharePoint nicht nur nutzen, sondern SharePoint Verbessern

opus 5 besitzt Erfahrung mit SharePoint-ähnlichen eigenen Systemen und Systemen anderer Hersteller, so dass wir in der Lage sind, das Beste aus allen Welten als SharePoint-Erweiterung anzubieten.

Die folgenden Erweiterungen von SharePoint sind dabei unter anderem entstanden.

  • Anbindungen externer Daten­quellen
  • Transfer-Automaten von einer SharePoint-Version zur nächsten
  • Tool zur Migration aus­gewählter Inhalte nach SharePoint 2013 aus einem Java/Oracle-basierten individuellen Content Management System

Folgende Erweiterungen stellen wir im Folgenden etwas genauer vor:

  • CMS Add-On
  • Brand Management System
  • Seminar­verwaltung
  • Bild­datenbank
  • Windows-Applikation für die Bild­datenbank
  • Export und Import auf XML-Basis
  • Newsletter
  • Elektronische Post­karten
  • Dokumenten­filter
  • Formular­basiertes Login
  • File-Sharing
  • Seiten-Teaser
  • Wissens­datenbank
  • Automatisierte Installation

Enterprise Content Management CMS Add-On

Das typische Content Management von SharePoint erlaubt eine Redaktion im Stil von Microsoft Office. Durch zusätzliche Template-Ebenen können auch Seitenteile oder Paragraphen auf der Basis CD-konformer Templates erstellt und gepflegt werden.

Herausforderung

Verfeinerung der SharePoint-eigenen Template-Logik, so dass die Durchsetzung eines Corporate Design mit einer abgestuften Flexibilität für Redakteure verbunden werden kann

Lösung

  • Entwicklung eines speziellen Features für das Editieren spezieller Webparts
  • Entwicklung zweier weiterer Template-Typen für das Layout auf SharePoint-Seiten:

    • Ein Template-Typ für Webparts, also Seiten­bereiche
    • Ein Template-Typ für Paragraphen innerhalb der Seiten­bereiche

  • Verbindung aller CMS-Add-On-Webparts für ein gemeinsames Abspeichern der Inhalte, so dass die Publishing-Logik von SharePoint einschließlich der Versionierung von Seiten weiterhin genutzt werden kann

Highlights

  • Weitere Template-Ebenen auf der Basis der SharePoint-Logik für redaktionell erstellte Seiten
  • Auslagerung von Elementen, die normalerweise von SharePoint nicht mit­gespeichert werden (JavaScript etc.)
  • Verbindung von statischen und dynamischen Inhalten (z.B. aus einer weiteren Datenbank) in Seiten-Paragraphen

#DynamischeParagraphen
#CDkonform
#WebpartTemplates
#SkriptPersistenz
#ParagraphenTemplates

Brand Management System für Ihre Marke

SharePoint-Erweiterungen können so komplex werden, dass sie den Umfang einer kompletten Applikation erreichen. Ein Beispiel dafür ist das Brand Management System, das der Verwaltung aller Richt­linien und Medien für die Darstellung einer Marke dient.

Herausforderung

  • Schnelles Finden aller relevanten Richt­linien und Medien für die Marke im Bereich Print, Web, Mailings, Präsenta­tionen und mehr
  • Zusammen­arbeit verschiedener Akteure mit unterschied­lichen Funktionen und Rechten in diesem Bereich

Lösung

  • Erstellung mehrerer Bibliotheken zu Richtlinien­dokumenten, Logos, Bildern, Präsentations­vorlagen und anderem
  • Möglichkeit zur Zusammen­stellung der notwendigen Medien und Download als Paket
  • Möglichkeit der Individuali­sierung von Dokumenten vor dem Download
  • Bereitstellung eines Bereichs für die Zusammen­arbeit und das gemeinsame Bearbeiten bzw. Aus­tauschen von Dokumenten

Highlights

  • Hohe Aktualität und Verfüg­barkeit von Richtlinien und Medien
  • Einheitlichkeit des Marken­auftritts
  • Geringe Distributions­kosten

#Einheitlichkeit
#CDRichtlinien
#MarkenManagement
#Zusammenarbeit
#Austausch

Verwaltung von Seminaren

Die Planung, Koordination und Buchung von Seminaren ist in vielen Unternehmen ein kritisches Thema, das viele Aspekte (Thema, Veranstalter, Teilnehmer, Ort, Zeit) eine Rolle spielen. Dazu kommt eine häufig kurzfristige Planungen und Änderungen sowie der kontinuierliche Anmelde­prozess.

Herausforderung

  • Planung, Veröffentli­chung von Seminaren an einer zentralen Stelle
  • Änderungen und Buchungen in Echtzeit
  • Berück­sichtigung aller Rahmen­faktoren

Lösung

  • Erstellung und Änderung von Seminar­ankündi­gungen durch Online-Redakteure
  • Darstellung der Seminare im Web
  • Buchung von Seminar­plätzen auf der Basis der verfüg­baren Plätze online
  • Benach­richtigung der Teilnehmer bei Änderungen per Email oder RSS

Highlights

  • Hohe Aktualität des Seminar­angebots
  • Hohe Aktualität des Buchungs­standes
  • Geringe Kommunikations­kosten

#Buchung
#volatil
#Koordination
#zeitkritisch
#Planung

Buchungs­logik und Waren­korb in eigener Bild­datenbank

Eine Bild­datenbank erfordert eine spezialisierte Suche sowie eine aufwendigere Daten­haltung bei sehr großen Bildern. Wenn dazu noch eine Buchungs­funktion sowie eine Bereit­stellung über eine Warenkorb­funktion kommt, ist eine spezielle Erweiterung wie diese unum­gänglich.

Herausforderung

  • Bilder auch mit sehr hoher Auflösung performant zu verwalten (große Daten­mengen)
  • Bildern nach Motiv oder Verwendung gruppieren
  • Bild­gruppen kategorisieren und mit Attributen versehen
  • Buchen von Bildern und Bild­gruppen mit Sperr­funktion für gebuchte Bilder
  • Suchfunktion nach Attributen, Verwendung und Buchungs­status
  • Download gebuchter Bild­dateien über eine Warenkorb-Funktion

Lösung

  • Erstellung einer Bild­datenbank mit Auslagerung der Bild­dateien in eine separate SQL-Datenbank
  • Verwaltung der Bild­daten über SharePoint-Funktionen unter Einbindung der externen Datenbank

Highlights

  • Performante Bild­verwaltung trotz großer Daten­mengen durch Umgehung der SharePoint-eigenen Beschränkungen mit einer separaten Datenbank
  • Vermeidung von Mehrfach­nutzung von Bildern in gleich­artigen Kampagnen durch Buchung nach Zeitraum, Ort und Verwendung

#Warenkorb
#SeparateDatenbank
#BilderBuchen
#Verfügbarkeitsanzeige
#Bildgruppen

Für das Befüllen der Bild­datenbank eine Windows-Applikation

Das Befüllen einer Daten­bank mit zum Teil sehr großen kann eine sehr aufwendige und zeit­raubende Arbeit sein. Auch das nach­trägliche Versehen mit Stich­worten und anderen Attributen kann sehr zeit­aufwendig sein. Hier kommt eine Applikation ins Spiel, die dies über Nacht erledigen kann.

Herausforderung

  • Hochladen großer Mengen von z.T. hoch­auflösenden Bildern
  • Einbindung dieser Bilder in die Daten­bank mit ihren zugehörigen Attributen wie Stichworte, Quelle, Aufnahme­datum etc.

Lösung

  • Erstellen einer Windows-Applikation, die auf der Basis einer XML-Konfiguration Uploads und Einbindung von Bildern vornimmt.
  • Erstellen eines SharePoint-Features, das die Kommunikation mit der Windows-Applikation übernimmt.

Highlights

  • Möglichkeit von Massen-Uploads auch über Nacht
  • Vollständige Konfiguration der hoch­geladenen Bilder und Bild­gruppen mit allen Attributen
  • Detaillierter Fehlerreport (z.B. bei Verbindungs­unterbrechungen) mit der Möglichkeit einer gezielten Reparatur

#ImportService
#MassenUpload
#XMLKonfiguration

auf Basis von XML: Export & Import

Das Kopieren von Inhalten von einer SharePoint-Applikation zu einer anderen kann gerade bei unterschiedlichen Versionen von SharePoint eine schier unüber­windliche Heraus­forderung sein. Die Lösung ist hier eine angepasste Export- und Import­funktion.

Herausforderung

  • SharePoint-Sites, Seiten oder Listen mit ihrem Inhalt auf andere SharePoint-Applikationen zu übertragen (auch über Versions­grenzen hinweg)

Lösung

  • Feature zum Erstellen einer XML-Datei, die alle zu über­tragenden Daten enthält (Export­funktion)
  • Feature zum Einlesen der XML-Datei und Erstellen der SharePoint-Elemente auf der Basis der einge­lesenen Daten (Import­funktion)
  • Dokumente und Bilder werden automatisch per HTTP übertragen

Highlights

  • Inhalts­zentrierte und versions­unabhängige Daten­übertragung
  • Möglichkeit von Kopieren und Einfügen ganzer Strukturen auch über Applikations­grenzen hinweg
  • Auch für Versions­upgrades geeignet

#Kopieren
#Datentransfer
#XMLDaten

Tool für Newsletter

Eine Intranet- oder Internet­seite, die als Newsletter verschickt wird? Ungewöhnlich, aber praktisch!

Herausforderung

  • Newsletter-Funktion, bei der Newsletter-Inhalte als SharePoint-Seiten gepflegt werden
  • Statistik über den Empfang und das Öffnen von Newslettern

Lösung

  • Entwicklung eines SharePoint-Layouts, das Email-kompatibel ist
  • Versenden des Seiten­inhalts als Email
  • Innerhalb des Newsletters ein Link auf die SharePoint-Site mit anderen Newsletter-Ausgaben

Highlights

  • Verbindung von Newsletter(Email)-Funktion mit normalem SharePoint-Publishing

Elektronische Post­karten

Elektronische Post­karten stellen bei bestimmten Themen eine wertigere Alternative zu Emails dar. Diese Erweiterung ermöglicht das Erstellen und Versenden solcher elektroni­scher Post­karten.

Herausforderung

  • Erstellen und Versenden elektroni­scher Post­karten als Wert­schätzung von Kollegen in bestimmten Bereichen

Lösung

  • Erstellung eines SharePoint-Webparts mit einem mehr­seitigen Layer zum Erstellen der Post­karte:

    • Formular mit Adressaten­suche und Text­eingabe
    • Vorschau und Versenden

  • Anonymes Registrieren der versandten Post­karten nach Thema und Kontinent des Absenders

Dokumenten- filter

Dokumente auf der Basis von Benutzer­rechten anzuzeigen, ist ein SharePoint-Standard. Der Dokumenten­filter geht aber weiter und filtert auf der Basis von Ländern, Sprachen oder anderen Kategorien.

Herausforderung

  • Nutzung von Dokumenten in mehreren Sites in Abhängigkeit von der Länder­zuordnung

Lösung

  • Entwicklung einer zentralen Dokumenten­liste mit einer Kategori­sierung nach Ländern
  • Entwicklung eines zugehörigen Webparts für die Verlinkung der Dokumente in Abhängigkeit der Webpart-Position in der Seiten­struktur

#Kategorien
#Anzeigefilter
#Rechte

Formular­basiertes Login

Gerade in Extranets können oft nicht alle Benutzer im Active Directory registriert sein. Die Kombination mit einem formular­basierten Login lässt sie trotzdem teil­nehmen.

Herausforderung

  • Login-Funktion für Nutzer, die nicht im Active Directory registriert sind
  • Verwaltung dieser Nutzer aus der SharePoint-Administration heraus

Lösung

  • Anbindung einer Login-Funktion auf der Basis der .NET-Membership Funktionalität
  • Administrations­umgebung für die Membership-Datenbank in SharePoint
  • Vergabe von Nutzer­rechten auf der Basis der Membership-Rollen

Highlights

  • Verbindung von SharePoint- und Membership-Rechte­verwaltung

#ExterneBenutzer
#Extranet
#ActiveDirectory

File-Sharing von gemeinsam genutzten Dateien

Viele große gemeinsam genutzte Dokumente können auch für SharePoint eine Heraus­forderung darstellen. Die Aus­lagerung in externe Daten­banken kann die Performance hier deutlich steigern.

Herausforderung

  • Gemein­same Nutzung von (teilweise sehr großen) Dateien
  • Erstellung von Nutzer­gruppen für Teams
  • Absicherung der Datei­rechte nur für die beteiligten Nutzer
  • Bedienung durch beteiligte Nutzer ohne Einbindung von Administratoren

Lösung

  • Auslagerung der Dateien auf eine externe SQL-Datenbank
  • Listen­basierte Verwaltung der Dateien mit den Rechten der beteiligten Nutzer
  • Verwaltung der Nutzer für die Möglichkeit der Gruppen­bildung außerhalb der SharePoint-Gruppen­logik

Highlights

  • Performante Dokumenten­verwaltung trotz großer Daten­mengen durch Umgehung der SharePoint-eigenen Be­schränkungen mit einer separaten Datenbank

#Nutzergruppen
#GemeinsameDateien
#ExterneDaten

Seiten-Teaser für ein­malige Content­pflege

Teaser auf wichtige Inhalte (z.B. auf der Homepage) sollen nicht immer wieder zusätzlich erstellt und editiert werden müssen. Das auto­matische Extrahieren von Seiten­inhalten als Teaser schafft hier Abhilfe.

Herausforderung

  • Automatische Anzeige von Teasern zu bestimmten Seiten oder Seiten­arten auf einer Index-seite

Lösung

  • Entwicklung eines Webparts für die Anzeige von Teasern auf andere Seiten nach konfigurier­baren Kriterien
  • Entwicklung zusätzlicher Daten­typen für das Editieren und Speichern von Teaser-Inhalten an den Ziel­seiten

Highlights

  • Such- und Filter­mechanismen für die Auswahl und Anzeige von Teasern

Wissens­management mit Dokumenten- Workflow

Wissens­datenbank – Beispiel einer Dokumenten­verwaltung

Für eine Wissens­datenbank müssen die bereit­gestellten Dokumente nicht nur schnell zu finden sein. Sie müssen als verviel­fältigtes Wissen auch zu 100% korrekt sein. Bei vielen internatio­nalen Redakteuren ist ein ent­sprechender Workflow mit mehr­stufiger Redaktion und der Mitwirkung von Compliance-Stellen dazu eine gute Grund­lage.

Herausforderung

  • Bereit­stellung von Dokumenten durch Redakteurs­teams aus der ganzen Welt
  • Kategorisierung der Dokumente mit Stich­worten, nach Ziel­gruppen und Zugriffs­möglich­keiten
  • Überprüfung der Dokumente durch Compliance und Haupt­redaktion in einem definierten (z.T. rekursiven) Workflow
  • Veröffentlichung der Dokumente als PDF
  • Zugriff auch durch andere SharePoint-Server per Webservice

Lösung

  • Entwicklung einer SharePoint-Applikation mit einer zentralen Dokumenten­verwaltung
  • Entwicklung eines Workflows mit den entsprechenden Formularen und Weiter­leitungs­möglich­keiten
  • Entwicklung der Webservice-Schnitt­stelle
  • Entwicklung eines Client-Features als (Webservice-)Schnitt­stelle für andere Server
  • Entwicklung einer Windows-Client-Applikation für die Simulation von Client-Servern

Highlights

  • Realisierung eines komplexen rechte­basierten Workflows
  • Realisierung einer inter­aktiven Server-zu-Server-Verbindung

#Compliance
#WeltweiteRedaktionen
#DokumentenZentrale
#Webservice
#Workflow

Automatisierte Installation

Die (oftmals mehrfache) Installation und Einrichtung von SharePoint-Applikationen kann langwierig und fehlerbehaftet sein. Eine automati­sierte Installation schafft hier Standards.

Herausforderung

  • Weitgehend automati­sierte und wieder­verwend­bare Installation eine SharePoint Applikation mit allen Features, Konfigurationen und Inhalten

Lösung

  • Entwicklung von PowerShell-Skripts für

    • das Anlegen von Applikation und Site Collections
    • das Konfigurieren zentraler Systeme wie Suche und Benutzer-Profile
    • das Erstellen einer inhaltlichen Grund­struktur der Applikation
    • das Konfigurieren der Applikation und ihrer Unter­elemente

Highlights

  • Getestete, schnelle und einheitliche Installation auf mehreren Servern